Командная поездка на конференцию, выставку, форум, обучение или корпоративное событие требует точной организации. Если сотрудники добираются самостоятельно, часть группы может опоздать, перепутать площадку или приехать в разное время. Для компании это означает задержки при регистрации, сложности с подготовкой стенда и лишние звонки в день мероприятия.
Один из вариантов — заранее заказать корпоративный трансфер. Например, BuyTheWay помогает подобрать легковой автомобиль, минивэн, микроавтобус или автобус под количество участников и маршрут. Время подачи, точки посадки и обратный выезд согласовываются заранее, поэтому ответственному сотруднику проще контролировать поездку.
Составьте список участников
Начать стоит с точного списка сотрудников. Лучше заранее установить срок подтверждения поездки, чтобы не заказывать транспорт с большим количеством свободных мест и не искать дополнительную машину в последний момент.
Нужно учитывать не только число пассажиров, но и вещи, которые они берут с собой. На выставку или форум могут понадобиться образцы продукции, техника, рекламные материалы, стойки и коробки. Если багажа много, перевозчику об этом сообщают до подбора автомобиля.
Выберите удобные точки сбора
Для группы из Батайска не всегда рационально заезжать за каждым сотрудником по отдельному адресу. Такой маршрут занимает больше времени и становится менее предсказуемым. Чаще удобнее назначить одну точку у офиса или несколько остановок, до которых участникам несложно добраться.
Место посадки должно подходить для остановки выбранного транспорта. Стоит заранее проверить, нет ли шлагбаума, запрета на въезд или участка, где автобусу будет трудно развернуться. Всем участникам отправляют точный адрес, ориентир, время сбора и номер ответственного.
Рассчитайте время с запасом
При планировании учитывают не только дорогу до площадки. Посадка группы, проверка списка и размещение вещей могут занять 15–20 минут. Дополнительный запас потребуется в часы высокой загрузки дорог, при поездке в Ростов-на-Дону или другой город, а также при нескольких остановках по маршруту.
Ориентироваться лучше не на официальное начало мероприятия, а на время, к которому команда должна быть на месте. Участникам могут понадобиться регистрация, получение пропусков, установка оборудования или подготовка к выступлению. Небольшой запас позволяет решить эти вопросы без спешки.
Продумайте маршрут на весь день
Некоторые деловые мероприятия проходят сразу на нескольких площадках. После конференции могут быть запланированы экскурсия на предприятие, деловой ужин или встреча с партнерами. В этом случае перевозчику передают полный маршрут с адресами и примерным временем каждой остановки.
Если транспорт должен ожидать группу, заранее уточняют условия простоя. Иногда удобнее заказать автомобиль с водителем на несколько часов, а иногда — оформить отдельные поездки туда и обратно. Решение зависит от продолжительности программы и количества переездов.
Назначьте одного ответственного
Связь с водителем или менеджером должен поддерживать один человек. Он сообщает об изменениях, проверяет присутствие сотрудников перед отправлением и координирует посадку. Когда указания поступают от нескольких участников, легко перепутать время или порядок остановок.
Для большой группы полезно подготовить список пассажиров и отметить, кто садится на каждой точке. Контакт ответственного передают перевозчику, а номер водителя сохраняют у организатора.
Проверьте детали перед выездом
За день до поездки нужно подтвердить время подачи, адреса, количество пассажиров и выбранный транспорт. Стоит еще раз проверить программу мероприятия и время его окончания. Если часть сотрудников планирует уехать раньше, для них лучше предусмотреть отдельный автомобиль.
Заранее организованный трансфер помогает собрать команду в одном месте, прибыть к началу программы и не решать вопрос с возвращением в последний момент. Чем точнее составлен маршрут и переданы исходные данные, тем меньше организационных задач остается на день поездки.